5 wskazówek dla dyspozytorów, jak poprawić komunikację z kierowcami

Sukces w planowaniu zależy od sprawnej koordynacji wielu obszarów odpowiedzialności. Począwszy od spedycji i dyspozytorów, poprzez pracowników magazynowych i kierowców, aż po zleceniodawców i klientów. Ważne jest, aby wszystkie zaangażowane osoby miały wgląd w sytuację i mogły szybko działać nawet w przypadku zmian w ostatniej chwili i ostrych problemów.

Systemów zarządzania transportem, w skrócie TMS, jest już jak na lekarstwo, np. w planowaniu, realizacji i optymalizacji transportów. Jednak komunikacja jest trudnym zagadnieniem w przypadku przejazdów z zewnętrznymi kierowcami i podwykonawcami, z których większość nie znajduje się w systemie TMS, ponieważ nie chcą pobierać nowej skomplikowanej aplikacji dla każdej podróży. Dyspozytorzy są zwykle pozostawieni sami sobie, a reszta zespołu nie ma wglądu, gdy jest to konieczne.

Ponadto występuje duża rotacja kierowców. Dyspozytorzy stają więc przed dodatkowym wyzwaniem, jakim jest śledzenie stale zmieniających się usług i języków komunikacyjnych, aby zagwarantować transport zgodnie z harmonogramem.

Jasna komunikacja z kierowcami ma kluczowe znaczenie, dlatego chcemy pomóc Ci w łatwiejszej i skuteczniejszej komunikacji z nimi dzięki tym wskazówkom.

‍

1. Utrzymaj przegląd z usługami przesyłania wiadomości

Gdzie Twoi kierowcy spędzają większą część dnia pracy? Na parkingach, na autostradach i przy rampach załadunkowych. Innymi słowy, w bardzo głośnych miejscach. To często utrudnia komunikację przez telefony i CB radia, ponieważ nie można mieć pewności, że rozumie się akustycznie, a więc i merytorycznie. 

Dlatego coraz więcej dyspozytorów korzysta z usług komunikacyjnych, takich jak WhatsApp i inne, ponieważ hałas w tle nie ma znaczenia i wiedzą, że ich wiadomość dotarła. Ponadto obie strony zawsze mogą przejrzeć historię czatu, aby sprawdzić, jaki był ostatni status lub specyfikacja.

Czy wiesz?
Z Heylog możesz jeszcze bardziej ułatwić życie swoim kierowcom, ponieważ mogą oni teraz korzystać ze swoich ulubionych komunikatorów, takich jak WhatsApp, Facebook Messenger i Viber w sposób zgodny z GDPR, a więc nie muszą pobierać żadnych dodatkowych aplikacji.

 ‍

2. Unikaj zbytniego żargonu technicznego i podawaj jasne wytyczne

Twoja komunikacja musi być jasna i precyzyjna. Zwłaszcza dla nowych i zewnętrznych kierowców żargon związany z harmonogramem i logistyką szybko staje się językiem obcym. W rozmowie w dziale dyspozytorskim szybko używa się więcej skrótów niż w hicie MFG Fanta Vier. Istnieją całe listy skrótów dotyczących logistyki i harmonogramów. Niektóre z najczęstszych przykładów to:

• CQ (ogólne wywołanie do wszystkich stacji)
• QRT (przerwanie transmisji)
• QRV (gotowość, jestem gotowy)

W razie wątpliwości lepiej jest przekazywać ważne informacje w sposób jak najbardziej prosty i zrozumiały. Tylko dzięki precyzyjnym instrukcjom kierowcy mogą dokładnie stosować się do zaleceń. Często pomocne jest stworzenie protokołu, który poprowadzi Twoich kierowców krok po kroku przez cały transport, tak aby wiedzieli dokładnie, co i kiedy mają robić, a także aby mogli szybko i łatwo przekazać Ci informacje o statusie.

Czy wiesz, że?
Dzięki rozbudowanym szablonom wiadomości z Heylog możesz szybko i precyzyjnie tworzyć i wysyłać wiadomości dla każdego etapu transportu. Twoi kierowcy otrzymują automatyczne opcje odpowiedzi i mogą odpowiedzieć Ci jednym kliknięciem. W ten sposób przy niewielkim wysiłku masz wszystko pod kontrolą i jesteś zawsze na bieżąco.

 ‍

3. Dostosuj się do swoich kierowców i bądź elastyczny w kwestii języków

Jako dyspozytor często pracuje się z kierowcami z różnych środowisk i o różnym pochodzeniu. Tak więc w idealnym świecie dyspozytorzy musieliby doskonale władać wieloma różnymi językami, aby zapobiec błędnej komunikacji i barierom językowym. 

Ale nie tylko jest to nierealne, dzięki technologii nie jest to już konieczne. Wystarczy skorzystać z tłumaczy online, takich jak Google Translate lub DeepL, aby pomóc kierowcom i łatwo zrozumieć i odpowiedzieć na wiadomości w różnych językach.

Czy wiesz?
Heylog rozpoznaje język wysyłanych wiadomości i automatycznie tłumaczy je na język preferowany przez użytkownika. W ten sposób można komunikować się bezbłędnie bez konieczności posługiwania się tym samym językiem.

‍

4. Odciąż kierowców i siebie dzięki inteligentnym funkcjom

Najlepiej, jeśli dokumentacja Twoich transportów jest w dużej mierze zautomatyzowana i kompletna, tak aby w najgorszym wypadku nie trzeba było przeszukiwać rejestrów połączeń, wiadomości itp. z kierowcą, aby uzasadnić i zgłosić ewentualne opóźnienia lub szkody. Transport jest wystarczająco stresujący dla Twoich kierowców. Dlatego ułatw im życie, korzystając z inteligentnych funkcji, które sprawiają, że dokumentowanie i analizowanie przejazdów jest tak łatwe, jak to tylko możliwe.

Ponadto większość nowoczesnych systemów przechowuje dokumenty w centralnej bazie danych, dzięki czemu można łatwo zarządzać wszystkim w jednym miejscu. Przesyłanie danych staje się sprawą drugorzędną, gdyż odbywa się automatycznie.

‍Czy wiesz, że?
Z Heylog Twoi kierowcy mogą w pełni zadbać o transport i przesyłać Ci wszystkie istotne informacje o swoich transportach, takie jak dokumenty przyjęcia, lokalizacje i trasy, automatycznie lub za pomocą kilku kliknięć w czasie rzeczywistym.

5. Popraw komunikację w zespole dyspozytorów

W codziennej rutynie planowania ma się wrażenie, że 20 rzeczy musi się dziać w tym samym czasie. W zespole łatwo jest stracić orientację we wszystkim. Przekazywanie i koordynacja są stresujące, dezorientujące i często prowadzą do tego, że kierowcy nie wiedzą, co mają robić, ponieważ otrzymują niejasne informacje.

Dobra komunikacja musi zatem rozpocząć się w zespole planowania, w przeciwnym razie zagrożony jest przebieg transportu, a tym samym punktualne przekazanie. Dlatego wiele zespołów dzieli transporty tak, aby dla każdego transportu była jedna osoba kontaktowa. Na cotygodniowych spotkaniach z całym zespołem można na bieżąco śledzić i zapisywać informacje o różnych transportach we wspólnych bazach danych online, aby mieć nad wszystkim kontrolę.

Czy wiesz?
Tam Heylog gromadzi informacje takie jak wiadomości, dokumenty i trasy związane z Twoimi transportami w centralnym pulpicie, możesz przekazać wszystkie istotne informacje i kompletne rozmowy swoim kolegom za pomocą jednego kliknięcia, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Pomagamy w opanowaniu codziennej komunikacji w logistyce z Heylog.

Naszym celem jest uproszczenie komunikacji w całym łańcuchu dostaw i zapewnienie kierownikom transportu narzędzi do skutecznego i efektywnego zarządzania przesyłkami.

Zarejestruj się już teraz bezpłatnie na stronie www.heylog.com.