5 wskazówek, które pozwolą zaoszczędzić czas i nerwy przy ustalaniu harmonogramu
Wszyscy wiemy, jak stresująca może być codzienna rutyna planowania. Podczas gdy Ty bierzesz zasłużony łyk kawy, kolejny transport znów potrzebuje Twojej pełnej uwagi, bo coś nie idzie zgodnie z planem.
Jesteś w stałym kontakcie ze swoimi kierowcami poprzez różne kanały komunikacji: dzwoni telefon, a w tym samym czasie na Twoim telefonie komórkowym pojawia się wiadomość WhatsApp i nowa wiadomość tekstowa.
Twoje transporty są już dobrze zarządzane przez system TMS (Transport Management System). Ale niektórzy z Twoich kierowców i podwykonawców, z którymi współpracujesz, nie korzystają z niego. Co teraz?
Te wskazówki pomogą Ci zaoszczędzić czas i nerwy w stresującej codziennej rutynie planowania.
1. Szybkie tłumaczenie wiadomości na różne języki
Jako dyspozytor musisz teraz mówić wieloma językami. Właściwe słowa do szybkich zapytań - na przykład, gdzie jest już kierowca lub czy wszystko zadziałało w miejscu rozładunku - można teraz wypowiedzieć we śnie. W przypadku ważnych zapytań i problemów trzeba jednak sięgnąć głębiej do swojego językowego zestawu sztuczek.
Do szybkiego tłumaczenia pomocne mogą być Google Translate(translate.google.com) i DeepL(deepl.com). Dzięki tym dwóm narzędziom możesz łatwo przetłumaczyć otrzymane wiadomości. Język jest automatycznie rozpoznawany i możesz natychmiast przetłumaczyć swoją odpowiedź na wiele języków.
Czy wiesz?
Z Heylog możesz pisać bezpośrednio do swoich kierowców przez WhatsApp, Facebook Messenger, itd. i mieć automatycznie przetłumaczone wiadomości.
2. Szablony tekstów dla powtarzających się wiadomości
Czy w ciągu dnia piszesz w kółko te same wiadomości?
- "Tu jest adres do odbioru"
- "Tu są dokumenty dla urzędu celnego".
- "Czy dasz radę dojechać do klienta do godziny 15:00?".
W przypadku powtarzających się komunikatów można napisać własne szablony w dokumencie Word i kopiować (CTRL + C) oraz wklejać (CTRL + V) na czacie z kierowcą.
Czy wiesz?
Z Heylog możesz wybrać szablony i szybko i łatwo komunikować się ze swoimi kierowcami za pomocą zaledwie dwóch kliknięć.
3. Wersja na pulpit dla WhatsApp, Facebook Messenger i Viber
Czy ciągle przeskakujesz z jednej aplikacji do drugiej na swoim smartfonie, aby wysłać tekst do swoich kierowców? Czy wiesz, że możesz uzyskać dostęp do aplikacji czatu na komputerze, aby odpowiedzieć szybciej?
Tutaj znajdziesz desktopowe wersje popularnych aplikacji do czatowania:
Te wersje na pulpit pozwalają zostawić smartfona i pisać z kierowcami na dużym ekranie.
Czy wiesz?
Czasami możesz stracić orientację, co się dzieje. Która rozmowa należy do którego transportu? Jak nazywa się kierowca z tym zleceniem? Z Heylog masz zawsze najlepszy przegląd wszystkich podróży i kierowców.
4. Zapisywanie wszystkich danych i dokumentów w jednym miejscu
Istnieje już wiele rozwiązań do centralnego zarządzania dokumentami poza systemem TMS, takich jak własne serwery plików, OneDrive, Dropbox, Google Drive i wiele innych. Ale czasami znalezienie drogi w labiryncie folderów zajmuje trochę więcej czasu. I czasami możesz nie zapisać go całkiem dobrze w krótkim dostępnym czasie.
Niestety, nie jest tak łatwo zapisać rozmowy na WhatsApp, itd. centralnie na serwerze. Nawet po pracy czy na urlopie nie można po prostu przekazać czatu z kierowcami koledze, tylko trzeba być tu ciągle osiągalnym.
Czy wiesz, że?
Z Heylog możesz zarządzać wszystkimi swoimi rozmowami w sposób zgodny z zasadami prywatności. Co więcej, jeśli nie jesteś dostępny, możesz przekazać rozmowy koledze, który może przejąć za Ciebie obowiązki na urlopie lub po zakończeniu zmiany.
5. Mniej komunikacji z klientami dzięki linkom śledzącym
Jak często klient pisze do Ciebie, aby zapytać, gdzie jest przesyłka lub czy dotrze na czas? Dzięki linkom śledzącym możesz ograniczyć wiele zapytań swoich klientów, ponieważ status dostawy jest zawsze dostępny.
W wielu przypadkach jest to łatwe z Twoim systemem TMS, ale często jest to trudne w przypadku zewnętrznych kierowców i podwykonawców. W takim przypadku możesz alternatywnie zadzwonić do swojego klienta i poinformować go, że wszystko jest w porządku.
Czy wiesz?
Z Heylog Twój kierowca może w prosty sposób poinformować Cię o tym, gdzie się znajduje poprzez stronę WhatsApp, itd., a Heylog automatycznie rozpoznaje status Twojego zlecenia. Po Twoim wydaniu klient wie, że wszystko działa zgodnie z planem.
Codzienna rutyna planowania jest już wystarczająco stresująca. Pomagamy Ci i opracowaliśmy Heylog, aby zaoszczędzić Ci czas i effort .
Dzięki Heylog możesz łatwo komunikować się ze swoimi kierowcami za pośrednictwem WhatsApp, Facebook Messenger i Viber, dzięki czemu zawsze jesteś w kontakcie. Funkcje takie jak automatyczne tłumaczenie, szablony tekstów, centralne zarządzanie dokumentami i linki do śledzenia pozwalają zaoszczędzić cenny czas w codziennej dyspozytorni.
