Czy WhatsApp w dyspozycji jest zgodny z DSGVO?

Coraz więcej podróży odbywa się z podwykonawcami i kierowcami zewnętrznymi. Aby umożliwić zwyczajowo szybką komunikację, często korzysta się ze znanych i sprawdzonych aplikacji, takich jak WhatsApp, Facebook Messenger czy Viber. 

W końcu można go wykorzystać do szybkiego i łatwego przekazywania szczegółów zlecenia, zapytania o lokalizację lub dzielenia się ważnymi informacjami o opóźnieniach. Wielu jednak nie wie, że używanie WhatsApp na prywatnym smartfonie w wysyłce jest niezgodne z GDPR i w wyjątkowych przypadkach może prowadzić do wysokich kar.

‍

Dlatego WhatsApp jest często używany w harmonogramach

Istnieje wiele powodów, dla których kierowcy, a także dyspozytorzy uciekają się do znanych usług czatu:

• Kierowcy nie chcą instalować nowych aplikacji
  "Próbowaliśmy wcześniej skłonić kierowców do korzystania z innych kanałów komunikacji, ale zawsze bez powodzenia"
• Wysokie i kosztowne nakłady na integrację w przypadku rozwiązań alternatywnych
  "Wdrażanie nowych systemów często wiąże się z wysokimi kosztami i po prostu zajmuje nam zbyt wiele czasu"
• Współpraca z podwykonawcami i kierowcami zewnętrznymi prawie uniemożliwia zintegrowanie jednolitego systemu
  "Owszem, korzystamy z systemu TMS (Transport Management System), który jest używany przez naszych własnych kierowców. Ale kiedy pracujemy z podwykonawcami, cała komunikacja odbywa się przez WhatsApp. Bardzo trudno jest cokolwiek zmienić w tym obszarze".

Zrozumiałe jest więc, że WhatsApp jest jednym z najczęściej używanych kanałów komunikacji w usposobieniu, a zaraz za nim Facebook Messenger i Viber.

Obecnie ponad 90% kierowców korzysta z jednego z takich komunikatorów.

W przypadku urlopu lub zwolnienia lekarskiego ważne informacje mogą być jednak przekazywane kolegom tylko z trudem. Dlatego grupy WhatsApp są często tworzone pod wpływem chwili, co z kolei prowadzi do wielu nieistotnych powiadomień i często kosztuje dyspozytorów cenny czas.

Dlaczego WhatsApp w logistyce nie jest zgodny z GDPR?

WhatsApp nie jest zgodny z GDPR dla dyspozytorów i kierowców w środowisku biznesowym. Przy okazji, dotyczy to również wewnętrznej koordynacji na stronie shipments lub harmonogramów jazdy.

Jednym z problemów jest to, że prawo do przenoszenia danych praktycznie nie może być egzekwowane, ponieważ WhatsApp po prostu nie obsługuje tych funkcji na zainstalowanym smartfonie. To samo dotyczy wniosków o usunięcie danych. Dlatego, jeśli kierowca miałby dochodzić tych praw, staje się przed trudnym zadaniem w dyspozycji i jest konfrontowany z możliwymi naruszeniami ochrony danych.

Wysokie kary za naruszenia

Naruszenie GDPR może być bardzo kosztowne. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych przewiduje kary w wysokości do 20 milionów euro lub do czterech procent rocznego światowego obrotu - w zależności od tego, która kwota ostatecznie okaże się wyższa.

Aby uniknąć problemów z ochroną danych, należy zatem całkowicie unikać WhatsApp na smartfonie dyspozytora do komunikacji z kierowcami.

Jak od teraz używać WhatsApp w swojej wysyłce zgodnie z GDPR

Dzięki Heylog dyspozytorzy mogą korzystać z WhatsApp, Viber i Facebook Messenger w prosty i nieskomplikowany sposób zgodny z GDPR i bez skomplikowanych działań integracyjnych.

Dzięki integracji WhatsApp z Heylog, dane osobowe po stronie dyspozycji nie są przetwarzane przez WhatsApp, ale przez Heylog - a całość jest szyfrowana i przechowywana w Niemczech.

Dla kierowców nic się nie zmienia: mogą nadal korzystać z WhatsApp lub wybranej usługi czatu na swoim smartfonie. Kierowcy otrzymują po prostu link, a następnie mogą komunikować się bezpośrednio z dyspozytorem za pośrednictwem WhatsApp i tym samym wyrażają zgodę na korzystanie z tych usług czatowych. 

Dyspozytor dostaje wszystkie wiadomości od kierowców wyświetlane na przejrzystym pulpicie, niezależnie od tego, czy ta wiadomość została wysłana przez Whatsapp, Facebook Messenger czy Viber. Dzięki temu nie trzeba zarządzać wieloma różnymi aplikacjami na prywatnym smartfonie, a najważniejsze wiadomości i dane są zawsze pod ręką. Oczywiście odpowiedzi wysyłane są również bezpośrednio w Heylogu z automatycznym tłumaczeniem i wieloma innymi ważnymi funkcjami dla codziennej dyspozytorni.

Jeśli masz ten sam problem, przetestuj Heylog już teraz bez zobowiązań i bezpłatnie na stronie www.heylog.com.